商务活动中的电话礼仪常识和规范

    在商务活动中，打电话是非常常见的沟通方式，下面就让小编给大家介绍的商务活动中的电话礼仪知识。下面是小编为大家收集关于商务活动中的电话礼仪常识和规范，欢迎借鉴参考。
    商务活动中的电话礼仪常识
    电话中的称谓：询问对方的姓名时应该说：“请问您贵姓?”，不能直接问“你叫什么名字?”。如果对方告诉你他的姓名，应该对姓名中的每一个字进行确认。众所周知，姓名就是一个人的代表符号，对姓名的重视可以暗示对他的尊重，同时可以避免产生“音同字不同”的错误。即便知道了对方的全名，在随后的称谓中也不要直呼其名，尽量使用“姓+职务”的称呼方式，或者说××先生、××女士。
    措辞。电话交谈应该语言简洁、措辞高雅，避免俚语或者不礼貌的语言。
    声音的把握。有研究显示，当你与别人交流时，你说话的内容对别人的影响占20%，而你的声音对别人的感染力占到80%。因此，声音的作用不可小觑。在电话里应该保持语调积极、明朗;合适的语速可以控制交流的节奏，如果对方语速过快，你可以比他稍慢一点，反之，如果对方说话很慢，你可以比他稍快一点，两种情况都保持差距不太大。如果两个人说话节奏相差很大，双方都会感觉到不和谐，会影响双方的愉快沟通;总之，声音的把握能够经营电话交流的感觉，传递你积极、镇定的工作风格。
    微笑的魅力。不要以为电话另一端的人看不见你，就不必在意自己的表情。其实人的情绪、态度、声音、表情、动作等外在与内在的状态是整体统一的。不要试图让自己板着脸孔却说出悦耳动听的语言，即便那样，你的声音也是干涩的，毫无感染力可言。微笑不只是表情，而是一种美好的感觉，在电话里看不到但是感觉的到!
    你的情绪和身体姿态。如果你趴在办公桌上接电话，声音会显得闷而不畅，会给对方造成困惑;如果你一边焦虑其他的事情一边打电话，对方能够听出你有些急切。因此，掌握情绪、保持良好的身体姿态是很有必要的。
    正确处理接电话过程中的各种情况。如果对方要找的人不在，应该说“他(她)恰好不在”，或者说“公务外出”，不要透露同事的去向。若有留言需转告，应该记录下来，以免忘记交给同事，或者因为事情太多而弄错电话内容。如果电话需要转接，应该说“好的，请稍等。”若分机无人接听转回总机，应该用第一次接电话的方式接听。如果电话中噪音比较大，听不清对方说话，应该直截了当的告诉对方“对不起，我听不清您讲话，请您再拨一遍。”有时办公室内恰好有客人在，电话铃声响起时，应该对客人礼貌的说明“对不起，我接个电话。”对自己没有及时接到的电话，应该在二十四小时以内给予回复，如果有特殊的情况没能及时回复，一定要向对方做一个简单的解释。
    接电话的时间与挂断电话。商务电话不是“煲粥”，时间一般不应超过三分钟。挂断电话时，应该礼貌的说“再见”，并由打出电话的一方先挂断电话。
    商务活动中的电话礼仪规范
    一、接听电话前
    准备记录工具。
    当对方有重要的信息留下来的时候，能在第一时间记录，避免对方等待，体现专业性。
    停止一切不必要的动作。
    不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是失礼的。
    使用正确的姿势。
    如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。
    带着微笑迅速接起电话。
    让对方在电话中感受到你的热情和阳光。
    二、接听电话
    三声之内接起电话。
    注意接听电话的语调、语速;
    注意接听电话的措辞，避免用不礼貌的语言表达方式;
    注意接听电话的环境，避免过于嘈杂，导致听不清楚让对方不断重复;
    当听到对方的谈话内容很长时，应有所反应，如“是的、好的”，表示你在听。
    主动问候，自报家门介绍自己。
    如果想知道对方是谁，应委婉的表达，如“请问怎么称呼您?”。
    感谢对方来电，并礼貌地结束电话。
    建议沟通过程中多称呼对方，表示对对方尊重。
    三、挂电话前的礼貌
    要结束电话交谈时，一般应让尊者先挂，或打电话的一方提出，然后彼此客气地道别， 说一声“再见”，等对方先挂电话然后再挂。
    四、讲究艺术
    嘴和话筒保持4厘米左右的距离，要把耳朵贴近话筒。
    一定要面带笑容。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。
    打、接电话的时候口中不能有东西。不能叼着香烟、嚼着口香糖。说话时，注意语速语调，吐词清晰，保证对方能听明白。
    左手接听。便于随时记录有用信息。
    学习商务礼仪的三个目的：
    1、提高个人素质：教养体现于细节，细节体现个人素质;
    2、有利于交往应酬;
    3、维护企业形象：商务交往中个体代表整体。
    商务人员的工作能力：
    1、业务能力;2、交际能力(是
    2、一种可持续发展的能力，人际关系重视程度与处理能力)。——双能力 　　尊重为本——商务礼仪的基本理念
    「例」掌心向上表示谦恭尊敬，掌心向下表示训斥
    1、前提：了解交往对象，最低要求了解其不喜欢什么;
    2、「例」不在女性面前夸奖其他女性
    3、　2、第一层面-出发点：自尊，通过言谈举止、待人接物、穿着打扮等方面体现。
    「例」女性佩戴首饰：符合身份，以少为佳，一般不多于三种，每种不多于两件;两类不适宜佩戴的首饰：展示财力、在社交场合才佩戴的珠宝首饰和展示性别魅力的首饰(如胸针、脚链);佩戴原则：同质同色。 　　「例」女性在商务交往场合应着裙装，应注意“五不准”：(1)黑色皮裙不穿，尤其在对外商务交往中;(2)正式高级场合不光腿;(3)残破的袜子不穿(随身带——备用袜);(4)鞋袜不配套，不能穿便装鞋，穿双包鞋(前不露脚趾后不露脚跟);(5)裙袜之间无空白，否则被称为“三节腿”。
    「例」高级场合：男性看表，女性看包。普通商务场合：男性看腰，女性看头(发式：不染发、不长于肩部，可盘发，束发不太正式且有年龄限制)。
    3、第二层面-尊重他人
    打电话的基本礼仪
    打电话是通联礼仪的一个主要内容。拨打电话的人是发话人，是主动的一方，而接听电话的一方是受话人，是被动的一方。因而在整个通话过程中，拨打电话的人起着支配作用，一定要积极塑造自己的完美的电话形象。
    在打电话时，必须把握住通话的时间、内容和分寸，使得通话时间适宜、内容精炼、表现有礼。
    1、时间适宜
    把握好通话时机和通话长度，即能使通话更富有成效，显示通话人的干练，同时也显示了对通话对象的尊重。反之，如果莽撞地在受话人不便的时间通话，就会造成尴尬的局面，非常不利于双方关系的发展。如果把握不好通话时间，谈话过于冗长，也会引起对方的负面情绪。
    2、内容精炼
    打电话时忌讳通话内容不着要领、语言啰嗦、思维混乱，这样很容易引起受话人的反感。通话内容精炼简洁是通话人的基本要求。
    (1) 预先准备
    在拨打电话之前，对自己想要说的事情做到心中有数，尽量梳理出清晰的顺序。做好这样的准备后，在通话时就不会出现颠三倒四、现说现想、丢三落四的现象了同时也会给受话人留下高素质的好印象。
    (2)简洁明了
    电话接通后，发话人对受话人的讲话要务实，在简单的问候之后，开宗明义，直奔主题，不要讲空话、废话，不要啰嗦、重复，更不要偏离话题，节外生枝或者没话找话。在通话时，最忌讳发话人东拉西扯、思路不清，或者一厢情愿地认为受话人有时间陪自己聊天，共煲“电话粥”。
    (3)表现有礼
    拨打电话的人在通话的过程中，始终要注意待人以礼，举止和语言都要得体大度，尊重通话的对象，并照顾到通话环境中其他人的感受。